Так уж повелось, что любой гражданин время от времени сталкивается с необходимостью обратится в «Архив» для подтверждения имущественных прав, стажа, получения сведений о размере зароботной платы, копий метрических записей, ознакомления с делами репрессированных родственников, составления родословных и т.д. При этом нередко думая, что все документы возможно найти в Государственном архиве Могилевской области. Знакомо?

Рассмотрим, наиболее типичные отрицательные ответы на обращения граждан в учреждение «Государственный архив Могилевской области».

Документы до 1917 года

Подавая запрос, о документах до 1917 года (в том числе метрических книгах церквей, костёлов, синагог), следует учитывать, что наш архив хранит документы лишь советского и постсоветского периода. Если в областных (краевых) архивах России и Украины частенько встречаются дореволюционные материалы, то документы Могилевской губернии до момента её ликвидации хранятся в одном месте: ГУ «Национальный исторический архив Беларуси» (220002, г.Минск, ул.Кропоткина, 55, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.).

Сразу стоит предупредить, что поиск информации силами архивистов является платной услугой. Цена за проделанную работу будет напрямую зависеть от объема просмотренного материала и количества найденной информации. При этом следует порекомендовать следующее:
при написании запроса четко указывайте вводные данные — ФИО разыскиваемого лица, населенный пункт (место где проводилась регистрация актов о рождении, браке или смерти), максимально точный год рождения (брака или смерти), вероисповедание, сословие;
не забудьте сообщить свои данные (ФИО, почтовый адрес, e-mail) необходимые для регистрации и направления Вам ответа;
не пишите в запросе избыточной информации, только факты необходимые для поиска.

Более подробная информация и образцы заявлений (см. раздел «Запросы и услуги» на официальном сайте данного архива: www.niab.by

Неудачный пример запроса: «Прошу провести генеалогическое исследование моего рода по фамилии..., в справке прошу указать чем они занимались, где работали, когда родились, женились, умерли, сколько детей у них было, их биографию и т.д. ». Ответом на подобный запрос вероятнее всего будет отрицательный ответ, и вежливое приглашение для самостоятельного поиска в архив.

Записи актов гражданского состояния Могилевской области за период с 1917 года по настоящее время

В соответствии со статьёй 20 Закона «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25 ноября 2011 г. № 323-З (далее — Закон), срок ведомственного хранения записей актов гражданского состояния до передачи их в государственные архивы установлен — 75 лет со дня завершения их делопроизводством. За их сохранность, использование для обеспечения прав и законных интересов граждан отвечает: Архив органов, регистрирующих записи актов гражданского состояния, главного управления юстиции Могилевского облисполкома (областной архив ЗАГС).

За получением копий свидетельства о рождении, смерти за довоенный и послевоенный периоды, о заключении брака и его расторжении, смене фамилии, собственного имени и т.д., следует обращаться по адресу: 212030, г.Могилев, Дом Советов, ул.Первомайская, 71 кабинет 026, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.. Для получения копий и справок за послевоенный период следует приложить документы, подтверждающие родство с искомым лицом.

Запросы о стаже и зарплате

Очень часто кадровые службы государственных органов и иных организаций Могилевской области и не только, готовясь к проводам на «заслуженный отдых» очередного из своих сотрудников обращаются в наш архив с вопросами (в устной и письменной форме) о подтверждении стажа и размере зарплаты данных работников по всем местам его трудовой деятельности. При этом, нередко, даже забыв осведомиться есть ли данные документы в архиве своей организации.

Следует обратить внимание, что Государственный архив Могилевской области отслеживает правильность ведения делопроизводства и упорядочения дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, далеко не всех государственных учреждений и организаций, существовавших и существующих на территории области.

Во-первых, в Могилевской области существует 2 зональных государственных архива: в г.Бобруйске (с 1944 года) и г. Кричеве (с 1946 года).

В зону обслуживания Государственного архива Могилевской области входят: г.Могилев, Белыничский, Быховский, Горецкий, Дрибинский, Круглянский, Могилевский, Славгородский, Чаусский и Шкловский районы.

Бобруйский (с г.Бобруйском), Глусский, Кировский, Кличевский и Осиповичский районы курирует учреждение «Зональный государственный архив в г.Бобруйске» (213826, Могилевская обл., г.Бобруйск, ул. К. Либкнехта, 59, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.).

Климовичский, Костюковичский, Краснопольский, Кричевский, Мстиславский, Хотимский, Чериковский районы курирует учреждение «Зональный государственный архив в г.Кричеве» (213494, Могилевская обл., г.Кричев, ул. Пионерская, 1, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.).

Во-вторых, далеко не каждая организация может стать источником комплектования областного или зонального государственного архива. К числу источников комплектования относились и относятся лишь наиболее значимые организации республиканского, областного и районного значения. В частности, на 01.01.2020 в числе источников комплектования учреждения «Государственный архив Могилевской области» состоит 459 государственных учреждений и организаций областного уровня, города Могилева и 9 районов зоны обслуживания. Таким образом, отдельно взятые сады, школы, столовые, бани, малые предприятия и индивидуальные предприниматели никогда не были отдельными источниками комплектования нашего архива.

В третьих, в соответствии с уже упомянутой статьёй 20 Закона документы по личному составу работников храняться в организациях в течении 75 лет со дня создания. При сборе данных сведений следует учитывать, что при ликвидации государственной организации документы передаются правопреемнику либо в архив вышестоящей организации. В случае отсутствия правопреемника — в городской или районный архив по личному составу. В Могилевской области существуют 2 городских архива ( в Могилеве и Бобруйске) и 19 районных архивов.

Контактная информация указанных архивов размещена на сайте Главного управления юстиции Могилевского облисполкома (раздел «Главная» — «Управление» — «Структура» — «Архивное дело» — «Государственные архивы» — «Районные и городские архивы»), а также на сайтах соответствующих райисполкомов.

Похозяйственные книги

Не менее распространённым заблуждением является то, что в Государственном архиве Могилевской области хранятся похозяйственные книги сельсоветов Могилевской области. Действительно до середины 1980-х годов данный вид документов принимался на постоянное хранение в госархивы, но в соответствии с указанием Главного архивного управления при Совете Министров Белорусской ССР и актами приёма-передачи они были возвращены сельсоветам либо их правопреемникам. На хранении в архиве остались лишь похозяйственные книги Круглянского поселкового, Каребского (Дрибинский р-н) и Лудчицкого (Быховский р-н) сельских Советов.

Следственные дела репрессированных
лиц 1930-1950-х годов

Родственникам жертв сталинского террора необходимо помнить, что данные дела хранятся в архиве управления КГБ по Могилевской области (212030, г.Могилев, ул. Ленинская 79, ) либо в исключительных случаях в Центральном архиве КГБ Республики Беларусь. На данные документы распространяется действие Закона о тайне личной жизни, и для доступа к ним необходимо иметь подтверждение родства либо нотариально заверенное согласие родственников потерпевшего.

Не будет лишним, перед составлением любого вида запроса в архив, убедиться, что запрашиваемые виды документов данной организации за необходимые годы имеются на хранении в государственном архиве. Для этого следует обратится к Фондовому каталогу государственных архивов Республики Беларусь (размещен в одноименном разделе на официальном сайте «Архивы Беларуси» Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь).

Это позволит Вам сберечь собственное время, а также оперативно получить интересующую архивную информацию.

Александр Петухов, архивист 2 кв. категории
отдела научного использования документов
и информации учреждения «Государственный архив
Могилевской области», магистр исторических наук